Quản Lý Trọ – Privacy Policy
Effective date: November 7, 2026 · Tiếng Việt bên dưới · Terms of Use
This Privacy Policy explains how the Quản Lý Trọ mobile app (Android package com.memogo.quanlytro, iOS bundle com.memogo.quanlytro, the “App”), developed by Khuu Em (“we”, “us”), handles information. The App helps landlords manage rooms, tenants, contracts and invoices, and lets tenants see their own room. It does not hold or transfer money and is not connected to any bank.
1. Who is responsible for which data
- Landlords. We are responsible for your account data and for how the App handles it.
- Tenants and other occupants. Your landlord decides what to record about you and why, and is responsible for that information. We store and process it on the landlord's behalf so the App can work. Please contact your landlord first about what they hold. You can also contact us (see section 7).
2. Information we collect
Unlike an offline app, the App saves this information on our server so that it can sync between devices and reach tenants.
2.1 Landlords
| Data | Purpose |
|---|---|
| Google or Apple sign-in: email address, account identifier and, if provided, name | Signing in and identifying your account |
| Your profile: name and phone number (required); ID card (CCCD) number, date of birth and permanent address (optional) | Showing your name and phone number to your tenants, and filling in contracts. Any optional details you enter appear in full on the contract shown to a room's representative (see section 3) |
| Rental properties: names, addresses, rooms, prices, rules and meter readings | Managing rooms and calculating invoices |
| Contracts, invoices, deposits, payments you record, debts and statistics | Keeping your rental records |
| Payment QR image, bank name, account number and account holder that you add | Showing tenants where to pay |
| Your plan, trial dates and room count | Applying your plan |
| Feedback you send in the App | Handling bug reports and suggestions |
2.2 Tenants and occupants, as entered by the landlord
- Name, phone number, ID card (CCCD) number, date of birth, address and emergency contact. Only the name is always needed, but a contract cannot be created without the representative's ID card number, and the representative confirms the contract by entering its last 4 digits.
- A portrait photo, if the landlord adds one.
- Rental history, contracts, invoices and payments.
If you are a landlord, enter only information you are entitled to use. You are responsible for telling tenants about it and for getting their consent where the law requires it. The App does not store photos of ID cards, meters or feedback.
2.3 Tenants using the App
Tenants do not create an account. Joining a room with a QR code or an 8-digit invite code creates an anonymous identifier for that device. The App also records:
- Actions you take: connecting to or leaving a room, confirming rules or a contract, confirming a renewal and reporting a bank transfer.
- Your name and phone number, if you ask to join by scanning a room's door QR code. The landlord receives this request.
- Invite code attempts, which are limited to prevent guessing.
2.4 Device permissions
- Camera: scanning QR codes to connect to a room. The App does not save camera images.
- Photos: choosing a payment QR image or a portrait photo. The App reads only the image you pick. A copy of that image is resized and saved on our server.
The App does not use your location, contacts, or microphone.
2.5 Information collected automatically
When the App connects to our server, our hosting provider may record technical information such as IP address, time and the request made, for security and troubleshooting. On Android, Google ML Kit also collects the diagnostics listed in section 4.
3. Who can see the information
- The landlord sees everything recorded for their rental properties.
- Everyone in a room sees that room's details, its current contract and invoices, the landlord's name and phone number, the payment QR details, and the names and phone numbers of the others in the room. Each person also sees their own details as entered by the landlord, including their own full ID card number.
- The room's representative also sees the contract in full, which shows the full name, date of birth, ID card number, permanent address and phone number of both the landlord and the representative.
- Other occupants see only the last 4 digits of the representative's ID card number on the contract. They do not see the landlord's or representative's date of birth, permanent address or full ID card number, or anyone else's private details.
- No one in a room sees portrait photos or other rooms.
- Previous occupants lose access to the room once they leave.
- We do not read your records as a routine. The data is not end-to-end encrypted, so we can technically access it. We do so only when needed to run the service, fix a problem you report, or comply with the law.
If a landlord sends an invite code through another app, such as Zalo or SMS, that app handles the message under its own policy. An unused invite code opens the room's details and the invited person's own details, including their full ID card number. A representative's code also opens the full contract details, including the landlord's ID card number. Please treat invite codes as confidential and send them only to the right person.
4. Third-party services
| Service | Data | Purpose |
|---|---|---|
| Supabase (database, sign-in and file storage, hosted on Amazon Web Services) | All data described in section 2 | Storing and syncing data as our service provider |
| Google Sign-In / Sign in with Apple | Sign-in details, as described in section 2.1 | Signing landlords in |
| Google ML Kit barcode scanning (Android only) | Device information (manufacturer, model, OS version and build), app information, identifiers, performance metrics, API configuration, feature version, feature input and output size, event type and error codes. Camera images and QR code contents are processed on your device and are not sent | Diagnostics and usage analytics for the scanning feature |
| Google Play Billing / Apple App Store (when paid plans are available) | Purchase records linked to your Google or Apple account | Processing plan purchases |
Links: Supabase Privacy Policy · ML Kit data disclosure · Google Privacy Policy · Apple Privacy Policy.
The App has no ads and no advertising or analytics tools of our own. We do not sell personal information. We may disclose information if the law or a competent authority requires it.
Location of data: our servers may be located outside Vietnam, so your information may be transferred to and stored in another country.
Payments: all plan payments are processed by Google Play or the App Store, and we never see your card details. Rent is paid directly between tenants and landlords. Landlords record payments themselves, and the App does not see bank transactions.
5. Data retention and account deletion
We keep a landlord's data for as long as the account exists. Signing out removes the data from your device's session but keeps it on the server.
Delete a landlord account
- In the App: open the Account screen, tap Xóa tài khoản (Delete account), type XÓA and confirm. Your account, rental properties, tenant records, contracts, invoices, photos and feedback are deleted from our database right away. This cannot be undone, and tenants connected to your rooms lose access.
- By email: if you can no longer open the App, email ekhuu.it@gmail.com with the subject “Quản Lý Trọ account deletion” from the email you signed in with. We will delete the data within 30 days and confirm by email.
Deleting an account does not cancel a plan with Apple or Google. Please cancel it in your phone's subscription settings. Copies in our hosting provider's backups and logs are removed automatically according to its schedule. Apple and Google keep their own purchase records.
Other deletion
- Tenant records: a landlord can delete the profile of someone who no longer lives in a room. Their information, photo and rental history are removed, but old invoices and contracts for the room are kept and may still show their name.
- Rental properties: a landlord can delete a property that has no active contract or debt. Its rooms, invoices and old contracts are removed. Tenant profiles are kept until the landlord deletes them.
- Portrait photos: a photo is set to be deleted 3 months after the person moves out. The deletion runs the next time the landlord opens the App after that date.
- Door join requests and tenant actions: these stay in the landlord's data on the server, even after the request is handled, until the landlord's account is deleted.
- Tenants: to have your information corrected or deleted, ask your landlord. If they do not respond, email us with your name, phone number and the rental property. We will reply within 30 days. To disconnect your device, tap Thoát phòng này (Leave this room) in the App. This deletes your device's anonymous identifier from our server. It does not end your tenancy or delete what your landlord has recorded, and uninstalling the App does not delete either of these.
6. Security
Data exchanged between the App and our server is encrypted in transit (HTTPS). Our hosting provider encrypts stored data and backups at rest. Access rules on the server limit each landlord to their own data and each tenant to their own room. Photos are kept in private storage. No system is completely secure, so please keep your device locked and your Google or Apple account safe.
7. Your rights
Under Vietnam's Personal Data Protection Law (No. 91/2025/QH15) and other laws that apply to you, you may have the right to be informed about processing, to give or withdraw consent, to access, correct or delete your data, to restrict or object to processing, and to complain. Landlords can view, change and delete most data directly in the App. Other requests can be sent to us at the email below, and tenants should normally start with their landlord. Withdrawing consent or deleting required data may mean you can no longer use parts of the App.
EEA/UK users: you have similar rights under the GDPR, including data portability and the right to complain to your local authority. We rely on performing our contract with you and on our legitimate interest in running and protecting the App. California residents: you have the right to know, delete and correct personal information, without discrimination. We do not sell or share personal information for cross-context behavioral advertising.
8. Children's privacy
The App is intended for adults and is not directed to children. Landlords must be at least 18 years old. If a landlord records information about a child living in a room, the landlord is responsible for getting the consent of a parent or guardian as the law requires. Contact us if you believe a child's information should be removed.
9. Changes to this policy
We may update this policy from time to time. The new version will be posted on this page with an updated effective date. We will tell you in the App before significant changes take effect, where possible.
10. Contact
Khuu Em · Email: ekhuu.it@gmail.com
Quản Lý Trọ – Chính sách quyền riêng tư
Ngày hiệu lực: 07/11/2026 · Điều khoản sử dụng
Chính sách này giải thích cách ứng dụng Quản Lý Trọ (mã gói Android com.memogo.quanlytro, iOS com.memogo.quanlytro, do Khuu Em phát triển) xử lý thông tin. Ứng dụng giúp chủ trọ quản lý phòng, người thuê, hợp đồng và hóa đơn, đồng thời cho người thuê xem phòng của mình. Ứng dụng không giữ hay chuyển tiền và không liên kết với ngân hàng nào.
1. Ai chịu trách nhiệm với dữ liệu nào
- Chủ trọ: chúng tôi chịu trách nhiệm với dữ liệu tài khoản của bạn và cách ứng dụng xử lý dữ liệu đó.
- Người thuê và người ở cùng: chủ trọ quyết định ghi những gì về bạn, vì mục đích gì, và chịu trách nhiệm với thông tin đó. Chúng tôi lưu và xử lý thông tin thay cho chủ trọ để ứng dụng hoạt động. Hãy liên hệ chủ trọ trước về những gì họ đang lưu. Bạn cũng có thể liên hệ chúng tôi (xem mục 7).
2. Thông tin được thu thập
Khác với ứng dụng chạy offline, Quản Lý Trọ lưu các thông tin này trên máy chủ để đồng bộ giữa các máy và gửi được tới người thuê.
2.1 Chủ trọ
| Dữ liệu | Mục đích |
|---|---|
| Đăng nhập Google hoặc Apple: email, mã định danh tài khoản và tên nếu có | Đăng nhập và nhận diện tài khoản |
| Hồ sơ: họ tên và số điện thoại (bắt buộc); số CCCD, ngày sinh, địa chỉ thường trú (không bắt buộc) | Hiện họ tên và số điện thoại cho người thuê, điền vào hợp đồng. Thông tin không bắt buộc nếu bạn nhập sẽ hiện đầy đủ trên hợp đồng mà người đại diện của phòng xem được (xem mục 3) |
| Nhà trọ: tên, địa chỉ, phòng, giá, nội quy và chỉ số đồng hồ | Quản lý phòng và tính hóa đơn |
| Hợp đồng, hóa đơn, tiền cọc, khoản thanh toán bạn ghi nhận, công nợ và thống kê | Lưu sổ sách cho thuê |
| Ảnh mã QR nhận tiền, tên ngân hàng, số tài khoản và tên chủ tài khoản do bạn thêm | Cho người thuê biết nơi chuyển tiền |
| Gói đang dùng, ngày dùng thử và số phòng | Áp dụng gói dịch vụ |
| Góp ý bạn gửi trong ứng dụng | Xử lý báo lỗi và đề xuất |
2.2 Người thuê và người ở cùng, do chủ trọ nhập
- Họ tên, số điện thoại, số CCCD, ngày sinh, địa chỉ và người liên hệ khẩn cấp. Chỉ họ tên là luôn bắt buộc, nhưng muốn tạo hợp đồng thì phải có số CCCD của người đại diện, và người đại diện nhập 4 số cuối CCCD để xác nhận hợp đồng.
- Ảnh chân dung, nếu chủ trọ thêm.
- Lịch sử thuê, hợp đồng, hóa đơn và thanh toán.
Nếu bạn là chủ trọ, hãy chỉ nhập thông tin bạn được phép sử dụng. Bạn chịu trách nhiệm thông báo cho người thuê và xin sự đồng ý của họ khi pháp luật yêu cầu. Ứng dụng không lưu ảnh CCCD, ảnh đồng hồ hay ảnh góp ý.
2.3 Người thuê dùng ứng dụng
Người thuê không tạo tài khoản. Khi vào phòng bằng mã QR hoặc mã mời 8 số, ứng dụng tạo một mã định danh ẩn danh cho máy đó. Ứng dụng cũng ghi lại:
- Thao tác của bạn: kết nối hoặc thoát phòng, xác nhận nội quy hoặc hợp đồng, xác nhận gia hạn và báo đã chuyển khoản.
- Họ tên và số điện thoại, nếu bạn xin vào phòng bằng cách quét mã QR ở cửa phòng. Chủ trọ sẽ nhận được yêu cầu này.
- Số lần nhập mã mời, được giới hạn để chặn dò mã.
2.4 Quyền trên thiết bị
- Camera: quét mã QR để kết nối phòng. Ứng dụng không lưu hình ảnh từ camera.
- Ảnh: chọn ảnh mã QR nhận tiền hoặc ảnh chân dung. Ứng dụng chỉ đọc đúng ảnh bạn chọn. Một bản đã thu nhỏ của ảnh đó được lưu trên máy chủ.
Ứng dụng không dùng vị trí, danh bạ hay micro của bạn.
2.5 Thông tin thu thập tự động
Khi ứng dụng kết nối máy chủ, nhà cung cấp hạ tầng có thể ghi lại thông tin kỹ thuật như địa chỉ IP, thời gian và yêu cầu đã gửi, phục vụ bảo mật và xử lý lỗi. Trên Android, Google ML Kit cũng thu thập thông tin chẩn đoán nêu ở mục 4.
3. Ai xem được thông tin
- Chủ trọ xem được mọi thông tin ghi cho nhà trọ của mình.
- Mọi người trong phòng xem được thông tin phòng, hợp đồng và hóa đơn hiện tại của phòng, họ tên và số điện thoại chủ trọ, thông tin mã QR nhận tiền, họ tên và số điện thoại của những người cùng phòng. Mỗi người cũng xem được thông tin của chính mình do chủ trọ nhập, gồm cả số CCCD đầy đủ của mình.
- Người đại diện của phòng xem được thêm hợp đồng đầy đủ, gồm họ tên, ngày sinh, số CCCD, địa chỉ thường trú và số điện thoại của cả chủ trọ và người đại diện.
- Người ở cùng chỉ thấy 4 số cuối CCCD của người đại diện trên hợp đồng. Họ không thấy ngày sinh, địa chỉ thường trú, số CCCD đầy đủ của chủ trọ hay người đại diện, cũng như thông tin riêng của người khác.
- Không ai trong phòng xem được ảnh chân dung hay phòng khác.
- Người đã rời phòng mất quyền xem phòng đó.
- Chúng tôi không đọc sổ sách của bạn như một việc thường ngày. Dữ liệu không được mã hóa đầu cuối nên về mặt kỹ thuật chúng tôi truy cập được. Chúng tôi chỉ làm vậy khi cần để vận hành dịch vụ, xử lý lỗi bạn báo hoặc tuân thủ pháp luật.
Nếu chủ trọ gửi mã mời qua ứng dụng khác như Zalo hoặc SMS, ứng dụng đó xử lý tin nhắn theo chính sách của họ. Mã mời chưa dùng mở được thông tin phòng và thông tin của người được mời, gồm cả số CCCD đầy đủ của họ. Mã của người đại diện còn mở được thông tin đầy đủ trên hợp đồng, gồm số CCCD của chủ trọ. Hãy giữ kín mã mời và chỉ gửi cho đúng người.
4. Dịch vụ bên thứ ba
| Dịch vụ | Dữ liệu | Mục đích |
|---|---|---|
| Supabase (cơ sở dữ liệu, đăng nhập và lưu tệp, chạy trên Amazon Web Services) | Toàn bộ dữ liệu nêu ở mục 2 | Lưu và đồng bộ dữ liệu, với vai trò nhà cung cấp dịch vụ của chúng tôi |
| Đăng nhập Google / Apple | Thông tin đăng nhập nêu ở mục 2.1 | Đăng nhập cho chủ trọ |
| Google ML Kit quét mã (chỉ trên Android) | Thông tin thiết bị (hãng, dòng máy, phiên bản hệ điều hành), thông tin ứng dụng, mã định danh, số liệu hiệu năng, cấu hình API, phiên bản tính năng, kích thước đầu vào và đầu ra, loại sự kiện và mã lỗi. Hình ảnh camera và nội dung mã QR được xử lý trên máy, không gửi đi | Chẩn đoán và thống kê sử dụng tính năng quét |
| Google Play Billing / Apple App Store (khi có gói trả phí) | Thông tin giao dịch gắn với tài khoản Google hoặc Apple của bạn | Xử lý việc mua gói |
Liên kết: Chính sách của Supabase · Công bố dữ liệu của ML Kit · Chính sách của Google · Chính sách của Apple.
Ứng dụng không có quảng cáo và chúng tôi không tự gắn công cụ quảng cáo hay thống kê nào. Chúng tôi không bán thông tin cá nhân. Chúng tôi có thể cung cấp thông tin khi pháp luật hoặc cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Nơi lưu dữ liệu: máy chủ có thể đặt ngoài Việt Nam, nên thông tin của bạn có thể được chuyển tới và lưu ở nước khác.
Thanh toán: mọi khoản thanh toán gói do Google Play hoặc App Store xử lý, chúng tôi không thấy thông tin thẻ của bạn. Tiền thuê được trả trực tiếp giữa người thuê và chủ trọ. Chủ trọ tự ghi nhận thanh toán, ứng dụng không thấy giao dịch ngân hàng.
5. Thời gian lưu và xóa tài khoản
Chúng tôi lưu dữ liệu của chủ trọ trong suốt thời gian tài khoản còn tồn tại. Đăng xuất chỉ thoát phiên trên máy, dữ liệu vẫn còn trên máy chủ.
Xóa tài khoản chủ trọ
- Trong ứng dụng: mở màn Tài khoản, bấm Xóa tài khoản, nhập XÓA rồi xác nhận. Tài khoản, nhà trọ, hồ sơ người thuê, hợp đồng, hóa đơn, ảnh và góp ý bị xóa khỏi cơ sở dữ liệu ngay. Việc này không khôi phục được, và người thuê đang kết nối sẽ mất quyền xem phòng.
- Qua email: nếu không mở được ứng dụng, hãy gửi tới ekhuu.it@gmail.com với tiêu đề “Xóa tài khoản Quản Lý Trọ”, từ email bạn dùng để đăng nhập. Chúng tôi sẽ xóa trong vòng 30 ngày và xác nhận qua email.
Xóa tài khoản không tự hủy gói ở Apple hoặc Google. Hãy hủy trong phần quản lý gói đăng ký của điện thoại. Các bản sao trong bản sao lưu và nhật ký của nhà cung cấp hạ tầng được xóa tự động theo lịch của họ. Apple và Google tự lưu thông tin mua hàng của họ.
Các trường hợp xóa khác
- Hồ sơ người thuê: chủ trọ xóa được hồ sơ của người không còn ở phòng. Thông tin, ảnh và lịch sử thuê bị xóa, nhưng hóa đơn và hợp đồng cũ của phòng vẫn giữ và có thể còn hiện tên người đó.
- Nhà trọ: chủ trọ xóa được nhà trọ không còn hợp đồng và công nợ. Phòng, hóa đơn và hợp đồng cũ bị xóa. Hồ sơ người thuê vẫn giữ cho đến khi chủ trọ xóa.
- Ảnh chân dung: ảnh được đặt lịch xóa sau 3 tháng kể từ ngày trả phòng. Việc xóa diễn ra vào lần đầu chủ trọ mở ứng dụng sau ngày đó.
- Yêu cầu vào phòng và thao tác của người thuê: các dữ liệu này vẫn nằm trong dữ liệu của chủ trọ trên máy chủ, kể cả sau khi đã xử lý, cho đến khi tài khoản chủ trọ bị xóa.
- Người thuê: muốn sửa hoặc xóa thông tin, hãy yêu cầu chủ trọ. Nếu chủ trọ không phản hồi, hãy gửi email cho chúng tôi kèm họ tên, số điện thoại và tên nhà trọ. Chúng tôi sẽ trả lời trong vòng 30 ngày. Để ngắt kết nối máy của bạn, hãy bấm Thoát phòng này trong ứng dụng. Việc này xóa mã định danh ẩn danh của máy khỏi máy chủ, nhưng không phải là trả phòng và không xóa những gì chủ trọ đã ghi. Gỡ ứng dụng thì không xóa hai thứ này.
6. Bảo mật
Dữ liệu trao đổi giữa ứng dụng và máy chủ được mã hóa khi truyền (HTTPS). Nhà cung cấp hạ tầng mã hóa dữ liệu lưu trữ và bản sao lưu. Quy tắc truy cập trên máy chủ giới hạn mỗi chủ trọ trong dữ liệu của mình và mỗi người thuê trong phòng của mình. Ảnh được lưu ở kho riêng tư. Không hệ thống nào an toàn tuyệt đối, nên hãy khóa màn hình điện thoại và giữ an toàn tài khoản Google hoặc Apple của bạn.
7. Quyền của bạn
Theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân (số 91/2025/QH15) và các luật khác áp dụng với bạn, bạn có thể có quyền được biết về việc xử lý dữ liệu, đồng ý hoặc rút lại đồng ý, truy cập, chỉnh sửa, yêu cầu xóa, hạn chế hoặc phản đối xử lý và khiếu nại. Chủ trọ xem, sửa và xóa được phần lớn dữ liệu ngay trong ứng dụng. Các yêu cầu khác gửi về email bên dưới, người thuê nên bắt đầu từ chủ trọ. Nếu bạn rút lại đồng ý hoặc xóa dữ liệu bắt buộc, bạn có thể không dùng được một số phần của ứng dụng.
8. Trẻ em
Ứng dụng dành cho người trưởng thành và không hướng tới trẻ em. Chủ trọ phải từ đủ 18 tuổi. Nếu chủ trọ ghi thông tin của trẻ em đang ở trong phòng, chủ trọ chịu trách nhiệm xin sự đồng ý của cha mẹ hoặc người giám hộ theo quy định. Hãy liên hệ chúng tôi nếu bạn cho rằng cần gỡ thông tin của một trẻ em.
9. Thay đổi chính sách
Chúng tôi có thể cập nhật chính sách này. Bản mới sẽ đăng tại trang này kèm ngày hiệu lực mới. Khi có thể, chúng tôi sẽ báo trong ứng dụng trước khi thay đổi lớn có hiệu lực.
10. Liên hệ
Khuu Em · Email: ekhuu.it@gmail.com